Mở đợt cao điểm “60 ngày đêm” thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu

Thực hiện chỉ đạo của Bộ Công an về đẩy nhanh tiến độ thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu, Giám đốc Công an tỉnh Quảng Trị đã ban hành kế hoạch mở đợt cao điểm về thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu trong lực lượng Công an toàn tỉnh. Công an các đơn vị, địa phương đã tập trung huy động nhân lực, thiết bị, quyết tâm hoàn thành các chỉ tiêu Bộ Công an giao trong năm 2024.

Cán bộ, chiến sĩ thực hiện công tác số hoá -Ảnh: K.H

Thực hiện hiệu quả Đề án “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025” của Chính phủ, Công an tỉnh Quảng Trị đã triển khai đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa hồ sơ, tài liệu trên các lĩnh vực công tác chuyên môn.

Giám đốc Công an tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 558/KH-CAT-PV01 ngày 25/4/2024, mở đợt cao điểm 60 ngày đêm số hóa hồ sơ, tài liệu, bắt đầu từ ngày 7/5/2024 đến hết ngày 5/7/2024. Đợt cao điểm tập trung số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ; số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến theo mốc thời gian từ ngày 6/8/2018 đến hết năm 2024; số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính phát sinh trước ngày 1/7/2022 chưa được số hóa và còn hiệu lực.

Số hóa hồ sơ, tài liệu là quá trình sử dụng thiết bị công nghệ để tiến hành chuyển đổi, sao, chụp những thông tin trong hồ sơ, tài liệu lưu trữ dạng văn bản giấy sang dạng dữ liệu kỹ thuật số.

Để đảm bảo thực hiện và hoàn thành tốt các nội dung này, lãnh đạo Công an tỉnh yêu cầu thủ trưởng công an các đơn vị, địa phương phải chỉ đạo nghiên cứu để bám sát quy định của Bộ Công an và hướng dẫn của các cục nghiệp vụ, góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số các mặt công tác công an, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ huy được kịp thời, chính xác.

Việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu phải tuân thủ quy trình, nguyên tắc, bảo vệ bí mật Nhà nước; đảm bảo toàn vẹn hồ sơ, tài liệu gốc, tuyệt đối không để mất, thất lạc, hư hỏng hoặc làm thay đổi, xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu trong từng tập hồ sơ, kho hồ sơ lưu trữ.

Số hóa hồ sơ, tài liệu là một nhiệm vụ trọng tâm nhằm đảm bảo công tác lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác thông tin lưu trữ trên hệ thống điện tử một cách nhanh gọn, thuận tiện. Một trong những khó khăn hiện nay là khối lượng hồ sơ, tài liệu được thu thập, bảo quản và lưu trữ trong nhiều năm, trong khi nhân lực và phương tiện, thiết bị phục vụ số hóa còn hạn chế. Vì vậy, để bảo đảm tiến độ và vượt chỉ tiêu được giao đòi hỏi sự nỗ lực, sáng tạo và quyết tâm lớn của công an các đơn vị, địa phương.

Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh là đơn vị chủ trì tham mưu, hướng dẫn, triển khai thực hiện đợt cao điểm số hóa hồ sơ, dữ liệu nghiệp vụ được lưu trữ tại đơn vị. Với số lượng tài liệu lớn, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã báo cáo lãnh đạo Công an tỉnh trưng tập cán bộ, chiến sĩ thuộc công an các đơn vị, địa phương tập trung phục vụ công tác số hóa.

Để đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ đợt cao điểm, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã phối hợp với các đơn vị chức năng chuẩn bị đầy đủ thiết bị gồm hơn 20 bộ máy vi tính, máy scan và kết nối mạng đường truyền.

Liên tục trong 60 ngày đêm của đợt cao điểm, kể cả thứ 7, chủ nhật, toàn bộ cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ cùng hơn 50 cán bộ, chiến sĩ được trưng tập từ công an các đơn vị, địa phương đã tiến hành sắp xếp, chỉnh lý thời hạn bảo quản hồ sơ, quét scan văn bản giấy, lập danh mục, nhập hồ sơ, tài liệu lên phần mềm số hóa.

Đối với công tác số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến, lãnh đạo Công an tỉnh giao Phòng Tham mưu chủ trì thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu tại Văn thư Công an tỉnh. Đồng thời hướng dẫn quy trình, cách thức số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến cho công an các đơn vị, địa phương, góp phần đảm bảo đạt từ 50% trở lên chỉ tiêu bộ giao trong năm 2024.

Đối với công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực: quản lý xuất nhập cảnh; quản lý hành chính về trật tự xã hội; phòng cháy, chữa cháy; đăng ký, quản lý phương tiện giao thông, lãnh đạo Công an tỉnh giao các phòng: Quản lý xuất nhập cảnh, Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Cảnh sát phòng cháy chữa cháy và cứu nạn cứu hộ, Cảnh sát giao thông chủ trì hướng dẫn, đôn đốc công an cấp huyện thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục.

Nhiệm vụ đề ra là số hóa 100% hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phát sinh hằng ngày, đồng bộ 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Bộ Công an lên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Đợt cao điểm “60 ngày đêm” được coi là bước chuyển quan trọng trong công tác số hóa hồ sơ, tài liệu, đưa công tác hồ sơ từ quản lý đơn thuần, thủ công sang lưu trữ điện tử hóa hồ sơ trên môi trường điện tử.

Việc số hóa hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin, hồ sơ, tài liệu trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong công an nhân dân nói chung và Công an tỉnh Quảng Trị nói riêng.

Kiều Hảo