Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ góp phần phát triển KT - XH của tỉnh

Cách đây 78 năm, ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01-C/VP gửi các ông Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Thông đạt này không chỉ góp phần ngăn chặn tình trạng tùy tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ mà còn nâng cao ý thức của cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) đối với việc giữ gìn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia. Đây là một trong những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành lưu trữ Việt Nam.

Cán bộ Kho Lưu trữ lịch sử Đảng bộ tỉnh thực hiện thu thập, bổ sung và khai thác tài liệu - Ảnh: T.T.K

Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về ngày truyền thống của ngành lưu trữ Việt Nam với mục đích: giáo dục truyền thống của ngành lưu trữ Việt Nam, nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ và của toàn xã hội trong việc bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; động viên phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷ luật và đạo đức nghề nghiệp của CBCCVC trong ngành lưu trữ; biểu dương, khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong việc bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Xác định được nhiệm vụ quan trọng, Đảng bộ tỉnh Quảng Trị cũng đã luôn quan tâm đến công tác lưu trữ và bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử Đảng ở cấp tỉnh và các kho lưu trữ cơ quan cấp huyện, công tác lưu trữ trong toàn hệ thống của Đảng bộ tỉnh và các tổ chức chính trị - xã hội không ngừng phát triển, trưởng thành lớn mạnh về mọi mặt; chủ động triển khai, xây dựng hệ thống văn bản về công tác lưu trữ thống nhất; tham mưu các cấp ủy đảng ban hành nhiều văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ như: công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, công tác thu thập, chỉnh lý, bổ sung tài liệu lưu trữ, công tác bảo mật tài liệu, khai thác, quản lý và bảo quản nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ...

Từ năm 2017 đến nay, kho lưu trữ lịch sử Đảng cấp tỉnh đã tiếp nhận trên 4.500 cặp tài liệu lưu vĩnh viễn, các băng ghi hình, ảnh tư liệu... của các cơ quan, tổ chức, cơ quan Đảng nộp lưu vào kho lưu trữ; tài liệu của các đơn vị giao nộp đã chỉnh lý hoàn chỉnh; một số tài liệu thu thập được bổ sung vào các phông đã chỉnh lý, tài liệu Đảng bộ tỉnh khóa XV; XVI (2010-2015; 2015-2020) gồm 2.040 hồ sơ lưu vĩnh viễn; trên 1.000 hồ sơ lưu dưới 70 năm; tài liệu Đại hội Đảng bộ tỉnh nhiệm kỳ 2020-2025 và phông lưu trữ Văn phòng Tỉnh ủy từ năm 2020 trở về trước... đã chỉnh lý hoàn chỉnh lên mục lục hồ sơ và hiệu đính văn kiện Đảng theo đúng quy định.

Văn phòng Tỉnh ủy thu thập tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử Đảng; đã thu hồi, chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức giai đoạn 1989-2015. Hoàn thành cập nhật văn kiện Đảng và mục lục hồ sơ vào cơ sở dữ liệu trên phần mềm lotusnotes thuận tiện lưu trữ bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu. Các tổ chức chính trị- xã hội cấp tỉnh đã thu thập chỉnh lý tài liệu của nhiệm kỳ gần nhất giao nộp về kho lưu trữ quản lý theo quy định.

Ở cấp huyện đã chỉnh lý xong tài liệu tồn đọng của cấp uỷ từ 2015 trở về trước; việc thu thập tài liệu nộp lưu được quan tâm, số lượng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan cấp ủy huyện tăng so với các năm trước.

Một số cấp uỷ huyện đã làm tốt chức năng, nhiệm vụ về việc hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ cho các đảng uỷ xã, phường, thị trấn. Hoàn thành việc thu thập, chỉnh lý tài liệu đại hội đảng các cấp nhiệm kỳ 2020-2025, riêng tài liệu cấp ủy nhiệm kỳ 2015- 2020 đã và đang được các cấp ủy tiến hành thực hiện. Ở cấp xã, một số đảng uỷ xã đang tiến hành chỉnh lý.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lưu trữ của cấp ủy đảng và các tổ chức chính trị- xã hội cũng còn nhiều hạn chế như: việc thu thập, chỉnh lý, bổ sung tài liệu tại một số lưu trữ cơ quan chưa hoàn chỉnh, có thời điểm chưa kịp thời; phân loại hồ sơ tài liệu chủ yếu theo thể loại văn bản, chưa chú trọng đến phân loại hồ sơ theo công việc nên gây khó khăn trong quá trình tra cứu, khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu, công tác thu thập tài liệu đại hội đảng bộ các cấp nhiệm kỳ 2020-2025 còn chưa triệt để.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu chưa được khoa học. Công tác bảo mật tài liệu ở một số cấp ủy, cơ quan, tổ chức còn lỏng lẻo, có nơi dẫn đến lộ, lọt bí mật tài liệu.

Trong thời gian tới, công tác lưu trữ của Đảng bộ cần tập trung thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm như sau:

Thứ nhất: các cấp ủy, cơ quan, tổ chức tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến và quán triệt các văn bản của Đảng, Nhà nước, các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ của trung ương, của Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm về vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ đến cấp ủy và CBCC.

Thứ hai: tăng cường trách nhiệm của các cấp ủy đảng, cơ quan, tổ chức nhất là người đứng đầu trong việc lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong toàn hệ thống.

Thứ ba: đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ.

Thứ tư: tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những nội dung chưa thực hiện đúng.

Thứ năm: chú trọng đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ; nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất chính trị của cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ lịch sử Đảng ở cấp tỉnh phải được bố trí ổn định và phân công nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với trình độ để công tác lưu trữ lịch sử Đảng của tỉnh ngày càng khoa học, thống nhất, đúng quy định của Luật Lưu trữ.

Thái Thị Khuyên