Vĩnh Linh nâng cao chất lượng, hiệu quả việc tổ chức các cuộc họp

(QT) - Tiếp tục đẩy mạnh việc “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” theo Chỉ thị 03-CT/TW của Bộ Chính trị (khoá XI), huyện Vĩnh Linh (Quảng Trị) lấy việc nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức các hội nghị, cuộc họp (gọi chung là cuộc họp) của cơ quan đảng, nhà nước, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội làm nội dung trọng tâm của năm 2013 và những năm tiếp theo, nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan đảng, nhà nước, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, đồng thời đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

Đổi mới cách tổ chức các cuộc họp góp phần tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc - Ảnh: TL

Với tinh thần đó, huyện Vĩnh Linh đã chỉ đạo các đơn vị khi tổ chức họp cần xác định rõ sự cần thiết của việc tổ chức cuộc họp và chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường việc điều hành, xử lý công việc thông qua mạng internet, điện thoại để giảm bớt các cuộc họp, tăng cường đi kiểm tra cơ sở . Các hội nghị, cuộc họp cần đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu sau: Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu cuộc họp. Những trường hợp vắng mặt, hoặc dự họp không đúng thành phần không có lý do chính đáng, ban tổ chức sẽ thông báo bằng văn bản tới cơ quan chủ quản và coi đây là một căn cứ để xem xét thi đua. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị chủ trì chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo đúng yêu cầu và thời gian. Những vấn đề liên quan tới cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước bằng văn bản. Đối với các tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Chương trình của cuộc họp cần được chuẩn bị chu đáo và khoa học, xác định rõ những nội dung nào cần trình bày chi tiết, nội dung nào trình bày tóm tắt, những nội dung nào đại biểu tự nghiên cứu tài liệu; xác định rõ thời gian cho từng nội dung; phân công rõ trách nhiệm người điều hành, khai mạc, báo cáo, tham luận, kết luận... Giấy triệu tập hoặc giấy mời cần gửi trước ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất. Các cuộc họp cần tiến hành đúng thời gian theo giấy mời và chương trình đã xây dựng. Đối với các đại biểu tới muộn giờ cần có hình thức nhắc nhở, chấn chỉnh kịp thời, nếu nhiều lần đi muộn cần thông báo tới cơ quan chủ quản biết. Đại biểu nếu bỏ họp không có lý do, ban tổ chức cuộc họp sẽ thông báo tới cơ quan, đơn vị chủ quản để nhắc nhở kịp thời. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt nội dung cốt lõi của đề án, dự án, báo cáo, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, hạn chế trình bày toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp. Các ý kiến phát biểu, thảo luận tại cuộc họp phải tập trung vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp giải quyết, xử lý. Ý kiến phát biểu cần ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề quan tâm và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép. Có thể phát phiếu xin ý kiến góp ý để tranh thủ được ý kiến của nhiều đại biểu tại cuộc họp. Phát huy dân chủ trong cuộc họp, dành thời gian thoả đáng cho việc thảo luận, tạo không khí thực sự cởi mở, thẳng thắn, xây dựng; khuyến khích các ý kiến có tính chất phản biện; tăng cường đối thoại, trao đổi, tranh luận trực tiếp. Trong cuộc họp, người tham dự không nói chuyện, làm việc riêng hoặc xử lý công việc không liên quan tới nội dung của cuộc họp; để điện thoại ở chế độ rung, không gọi hoặc nhắn tin, nghe điện thoại trong phòng họp. Thời gian tiến hành một cuộc họp phải đảm bảo đúng quy định cho từng loại cuộc họp, không được kéo dài thời gian họp không cần thiết, hoặc không được kết thúc thời gian họp sớm hơn mức cần thiết. Không kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức. Sử dụng tiết kiệm, hiệu quả cơ sở vật chất và kinh phí cho việc tổ chức cuộc họp, giảm bớt việc ăn uống, liên hoan, tặng quà… trong các cuộc họp. Cuối cùng là chủ tọa cuộc họp phải kết luận rõ việc, rõ người, rõ trách nhiệm, rõ thời gian và điều kiện thực hiện. Chủ tịch Hồ Chí Minh là người mà lời nói bao giờ cũng đi đôi với việc làm. Người dạy: “Cán bộ, đảng viên, đoàn viên phải gương mẫu, phải thiết thực, miệng nói tay làm để làm gương cho nhân dân. Nói hay mà không làm thì vô ích. Đó là một tật xấu”. Thiết nghĩ học tập và làm theo tấm gương đạo đức của Bác không phải là những gì cao xa mà nên bắt đầu từ những việc làm cụ thể, trên mỗi vị trí công tác của mình, để rồi học và làm theo tấm gương đạo đức của Bác chúng ta sẽ có trách nhiệm cao hơn, tiết kiệm thời gian, tiền của nhưng chất lượng tốt hơn, hiệu quả cao hơn . NGUYỄN TRÍ ÁNH