Trong quá trình lựa chọn công ty tổ chức sự kiện, có một tiêu chí thường bị bỏ qua nhưng lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng-đó là danh mục dịch vụ rõ ràng và chi tiết. Một đơn vị sự kiện chuyên nghiệp luôn công khai, minh bạch về những gì họ cung cấp, giúp khách hàng dễ dàng đánh giá năng lực thực tế, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ vì sao “danh mục dịch vụ” là yếu tố nền tảng khi chọn đối tác tổ chức sự kiện, đồng thời hướng dẫn cách đánh giá và lựa chọn thông minh.
1. Danh mục dịch vụ là gì?
Danh mục dịch vụ tổ chức sự kiện là tổng hợp các hạng mục công việc mà một công ty có thể thực hiện, bao gồm từ ý tưởng, sản xuất, vận hành đến các dịch vụ bổ trợ như truyền thông, nhân sự, cho thuê thiết bị…
Danh mục này có thể được trình bày:
● Trên website chính thức
● Trong hồ sơ năng lực (Company Profile)
● Trong báo giá (Proposal) gửi khách hàng
● Trong hợp đồng dịch vụ
Việc công khai, rõ ràng, chi tiết danh mục không chỉ giúp khách hàng dễ so sánh giữa các đơn vị mà còn thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị …
 |
2. Vai trò của danh mục dịch vụ trong việc đánh giá năng lực công ty
Giúp khách hàng hiểu rõ năng lực thực tế
Một công ty sự kiện có thể chỉ chuyên về sự kiện doanh nghiệp như hội nghị khách hàng, gala dinner, hoặc lại mạnh về sự kiện cộng đồng như festival, hội chợ. Khi nhìn vào danh mục dịch vụ, bạn sẽ biết:
● Công ty có phù hợp với loại hình sự kiện bạn cần không
● Họ có thể đảm nhận toàn bộ hay chỉ một phần công việc
● Họ có những năng lực nào nổi bật, dịch vụ nào là thế mạnh
Tránh hiểu lầm và phát sinh chi phí
Nếu công ty không liệt kê rõ ràng từng dịch vụ bao gồm những gì, rất dễ xảy ra hiểu lầm. Ví dụ:
● “Tổ chức trọn gói” có bao gồm thiết kế backdrop, nhân sự phục vụ không?
● MC có phải là chuyên nghiệp hay chỉ là sinh viên part-time?
● Có bao gồm quay phim-chụp ảnh không?
Việc này ảnh hưởng lớn đến ngân sách và chất lượng sự kiện.
Dễ dàng so sánh và thương lượng
Khi có danh mục rõ ràng, bạn dễ so sánh giữa các nhà cung cấp và biết nên thêm – bớt hạng mục nào cho phù hợp ngân sách.
3. Danh mục dịch vụ chuẩn cần bao gồm những gì?
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên có danh mục bao gồm các nhóm chính sau:
Nhóm lên ý tưởng & kịch bản
● Tư vấn concept-chủ đề sự kiện
● Viết kịch bản chi tiết chương trình
● Thiết kế sân khấu, bố cục không gian
● Đặt tagline và thông điệp truyền thông
Nhóm tổ chức & vận hành
● Lập kế hoạch tổ chức và timeline
● Điều phối hiện trường
● Quản lý nhân sự: PG, PB, MC, đạo diễn, kỹ thuật…
● Điều phối khách mời, đón tiếp, phục vụ
Nhóm sản xuất
● Thi công sân khấu, backdrop, banner
● Lắp đặt âm thanh, ánh sáng, LED, màn hình
● Cho thuê bàn ghế, booth, mái che, thảm đỏ
● Cung cấp quà tặng, ấn phẩm sự kiện
Nhóm truyền thông & media
● Quay phim-chụp ảnh
● Livestream sự kiện
● Thiết kế và in ấn ấn phẩm (thư mời, standee, banner...)
● Quản lý truyền thông sự kiện (trang sự kiện, mạng xã hội...)
Nhóm dịch vụ mở rộng
● Tư vấn xin giấy phép tổ chức
● Đặt vé máy bay, khách sạn cho khách mời
● Tổ chức team building, hoạt động bên lề
● Tổ chức tiệc, tiệc nhẹ, tiệc cocktail...
 |
4. Cách đánh giá công ty tổ chức sự kiện qua danh mục dịch vụ
Danh mục rõ ràng, chi tiết
Công ty chuyên nghiệp luôn mô tả dịch vụ cụ thể, kèm ví dụ minh họa hoặc hình ảnh dự án đã thực hiện.
Ví dụ:
✅ “Thiết kế và in backdrop 3x6m-chất liệu PP cán mờ”
✅ “Cho thuê sân khấu khung nhôm-thảm đỏ-4x6m”
❌ Thay vì chỉ ghi “setup sân khấu” mơ hồ
Tùy biến linh hoạt theo yêu cầu
Ngoài các gói trọn gói, công ty nên có khả năng điều chỉnh, “cắt gọt” hạng mục linh hoạt theo ngân sách khách hàng.
Có bảng báo giá tương ứng
Mỗi hạng mục nên đi kèm bảng giá cụ thể hoặc đơn vị tính rõ ràng. Điều này giúp khách hàng dự toán chi phí và dễ dàng lựa chọn.
 |
5. Lợi ích khi chọn công ty có danh mục dịch vụ rõ ràng
Chủ động kiểm soát ngân sách
Biết rõ chi tiết từng hạng mục giúp bạn kiểm soát chi phí, tránh những khoản phát sinh “ẩn” không mong muốn.
Giảm rủi ro tranh cãi sau sự kiện
Khi hai bên thống nhất rõ từng đầu việc, sẽ không xảy ra tranh cãi “tưởng là có-hóa ra không có” sau sự kiện.
Dễ mở rộng quy mô sự kiện trong tương lai
Khi biết rõ công ty có thể cung cấp những dịch vụ nào, bạn sẽ dễ dàng hợp tác lâu dài khi tổ chức nhiều sự kiện lớn hơn, phức tạp hơn.
Kết luận
Danh mục dịch vụ rõ ràng không chỉ thể hiện năng lực và chuyên môn của công ty tổ chức sự kiện mà còn là “kim chỉ nam” để khách hàng lựa chọn đúng đối tác, đúng nhu cầu, đúng ngân sách.
Khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện, hãy đặt ra các câu hỏi:
Công ty này có liệt kê đầy đủ dịch vụ không?
Mỗi dịch vụ có mô tả cụ thể và minh bạch?
Có báo giá đi kèm rõ ràng?
Có khả năng điều chỉnh gói dịch vụ theo yêu cầu?
