QTO - Tại Ngân hàng Chính sách xã hội (CSXH) tỉnh Quảng Trị, mỗi năm có hàng chục sáng kiến kinh nghiệm, giải pháp thiết thực được ra đời, từng bước nâng cao chất lượng, năng suất công việc và hiệu quả nguồn vốn tín dụng chính sách. Một trong số đó là “Giải pháp ứng dụng tính năng đính kèm hình ảnh bằng siêu liên kết trong Microsoft Word để minh họa bằng chứng trong báo cáo khắc phục tồn tại, sai sót” của nhóm tác giả Hồ Văn Quân và Đào Nhật Khánh Quốc. Đây là giải pháp ứng dụng công nghệ đơn giản nhưng mang lại lợi ích thiết thực trong công tác quản lý và báo cáo nội bộ.

Ý tưởng cải tiến quy trình báo cáo nội bộ này được "thai nghén" từ thực tiễn công việc của anh Hồ Văn Quân, Giám đốc Phòng giao dịch và anh Đào Nhật Khánh Quốc, Tổ trưởng Tổ Tổng hợp, Ngân hàng CSXH Hướng Hóa.

Được biết, từ cuối năm 2022, anh Quốc đã được phân công phụ trách công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng CSXH Hướng Hóa, sau thời gian tăng cường công tác tại đất mũi Cà Mau. Công việc này đòi hỏi anh phải nắm vững toàn bộ hồ sơ, chứng từ của đơn vị để tổng hợp và báo cáo lên cấp trên.

Tuy nhiên, trên thực tế, quy trình báo cáo sửa chữa các tồn tại, sai sót sau kiểm tra còn nhiều bất cập. Dù đơn vị đã nhanh chóng khắc phục và lưu lại hình ảnh minh chứng, các tập tin báo cáo khắc phục và hình ảnh minh họa thường được gửi riêng lẻ, rời rạc. Điều này gây khó khăn đáng kể cho người lập báo cáo, cán bộ nhận báo cáo và cả công tác theo dõi, kiểm tra lại các lỗi đã được sửa chữa.

“Từ thực trạng đó, cả anh Quân và tôi nhận thấy cần một giải pháp để tối ưu hóa việc gửi báo cáo sửa sai kèm hình ảnh minh họa, tạo ra sự khoa học, logic và ứng dụng công nghệ nhằm mang lại sự thuận tiện, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc,” anh Quốc chia sẻ.

Nhóm tác giả trao đổi, thảo luận về các tính năng của sáng kiến - Ảnh: T.P

Khác biệt cốt lõi của sáng kiến chính là việc sử dụng tính năng đính kèm ảnh theo siêu liên kết (Hyperlink) thay vì chèn ảnh trực tiếp. Cách làm này giúp dung lượng tập tin báo cáo nhẹ, dễ gửi và lưu trữ nhưng vẫn bảo đảm tính trực quan, người dùng chỉ cần bấm Ctrl+Click là "bằng chứng" hiển thị ngay lập tức.

Vận dụng tính năng đính kèm ảnh theo đường dẫn trong Microsoft Word, nhóm tác giả đã chèn các hình ảnh minh chứng cụ thể theo từng mục, từng nội dung một cách dễ xem, dễ hiểu và dễ kiểm tra, theo dõi nhất. Cụ thể, sau khi khắc phục các sai sót, đơn vị lưu một tài liệu word riêng trong thư mục được đặt tên dễ nhớ. Đồng thời lưu lại các hình ảnh minh họa chứng minh đã khắc phục sửa sai vào 1 thư mục con trong thư mục vừa tạo. Tiếp đó, đặt tên cho các hình ảnh một cách dễ hiểu để tiện lợi cho việc tìm và đính kèm trong tài liệu báo cáo.

Tại các mục đã sửa sai trong báo cáo, thực hiện thao tác bôi đen (chọn) nội dung, sau đó nhấp chuột phải, chọn "Link", chọn tiếp hình ảnh minh họa tại ô "Look in", sau đó chọn ảnh tương ứng với nội dung đã sửa sai, nhấn "OK". “Sau khi hoàn tất, nén thư mục chứa tài liệu báo cáo và ảnh minh họa rồi gửi đi. Đơn vị nhận lưu về, giải nén, sau đó mở tập tin và nhấp chuột vào từng nội dung trong báo cáo để xem ảnh đính kèm tương ứng”, anh Quốc mô tả.

Anh Quân cho biết, sáng kiến này được nhóm tác giả thực hiện trong khoảng 1,5 tháng. Sau khi đưa vào ứng dụng, nó đã giúp Ngân hàng CSXH Hướng Hóa theo dõi quá trình khắc phục tồn tại, sai sót theo một hệ thống tuần tự, rõ ràng, rành mạch. Từ đó dễ nhận biết được nội dung nào đã được khắc phục, nội dung nào chưa.

Cũng nhờ vào sáng kiến này, quá trình cung cấp tài liệu chứng minh được đính kèm trong báo cáo trở nên khoa học, rõ ràng. Người nhận báo cáo sửa sai dễ dàng kiểm tra lại các "bằng chứng" đã được khắc phục, góp phần nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công việc lên khoảng 40%-50% so với quy trình cũ. “Không chỉ trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát nội bộ mà sáng kiến này còn được áp dụng vào các lĩnh vực khác tại Ngân hàng CSXH Hướng Hóa và đều đạt hiệu quả rõ rệt. Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục động viên, khuyến khích cán bộ đơn vị nỗ lực đưa ra các sáng kiến hữu ích, ứng dụng vào thực tế để hoạt động của ngân hàng ngày một phát triển”, anh Quân khẳng định.

Không chỉ sáng kiến trên, trong thời gian qua, nhiều giải pháp và sáng kiến của cán bộ, viên chức Ngân hàng CSXH đã ra đời và được ứng dụng rộng rãi, giúp Ngân hàng CSXH tỉnh hoạt động ngày càng hiệu quả. Nhờ những cải tiến này, đơn vị đã đạt kết quả tích cực trong việc thực hiện các chỉ tiêu quan trọng, như: Tăng trưởng dư nợ tín dụng ngày càng cao, giảm thiểu tình trạng nợ xấu và nợ quá hạn, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác truyền thông và quản lý tổ tiết kiệm và vay vốn...

Thông qua đó, nguồn vốn vay ưu đãi đã được đưa đến hộ nghèo và các đối tượng chính sách một cách kịp thời và hiệu quả, hỗ trợ họ đầu tư, phát triển kinh tế, thoát nghèo bền vững. Những sáng kiến hay, phù hợp tạo thành động lực mạnh mẽ, thúc đẩy cán bộ, viên chức trong toàn hệ thống Ngân hàng CSXH tỉnh không ngừng sáng tạo và nỗ lực cống hiến.

Trúc Phương